برنامج الصادر و الوارد

 برنامج الصادر و الوارد

برنامج الصادر و الوار

                                                                      

مكــاتب بلا ورق

مؤسسة علامة البرامج للتقنية

بسم الله الرحمن الرحيم

     المحتويات

مقدمة عن النظام	...............................................................................	1
التقنية.المستخدمة	...............................................................................	2
اقسام النظام	...............................................................................	4
أهداف النظام	...............................................................................	5
المواصفات العامة	...............................................................................	6
الدعم الفني	...............................................................................	8

مقدمة

        إن مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية ) ومنذ تأسيسها، هي مؤسسة متخصصة في الأنظمة الإدارية، لما لهذه الأنظمة من دور حيوي في صحة سير المعاملات الإدارية وسلامة الإجراءات المتبعة في حال وجود تعاميم أو تعليمات متبعة سواء بين الإدارات أو بين الإدارة والأقسام التابعة لها،  لذلك قامت مؤسسة ( علامة البرنامج للتقنية ) بدراسة معمقة لمتطلبات المنشآت الحكومية على وجه الخصوص، والمنشآت التجارية على وجه العموم من الناحية الإدارية، فوجدنا أن أكبر مشكلة تواجه المنشأة هي مشكلة أرشفة التعاميم أو الملفات الصادرة والواردة، وصعوبة الوصول إلى المستندات المطلوبة أو في بعض الحالات فقدان المستندات نتيجة التغيير بين الموظفين وغيره، لذلك قمنا ببناء نظام أرشفة الصادر والوارد، والذي تم بناءه لفترة استمرت لعامين حتى يومنا هذا، عن طريق الطلبات والاقتراحات المقدمة من عملائنا الأفاضل، حيث تم دمج نظام الصادر والوارد والذي كان مخصصا للتعاميم فقط مع نظام الأرشفة الإلكترونية للوثائق بشكل عام، ثم قمنا بإدخال نظام متابعة الصادر والوارد ونظام التخاطب المباشر بين المستخدمين وجهات الإتصال ونظام البريد الالكتروني، ليكون نظام الصادر والوارد شاملا للأرشفة الإلكترونية للمستندات بكافة أنواعها، ومتضمنا للناحية الإدارية من حيث تبادل ومتابعة التعاميم الصادرة والواردة، وحيث أنه تم بناء النظام بأحدث تقنية واعدة من شركة ميكروسوفت العملاقة، فإن إمكانيات التطوير للنظام غير محدودة بإذن الله تعالى، وتتعهد مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية ) بمواصلة تطوير النظام بشكل دائم حتى يصل مستوى النظام إلى العالمية بإذن الله تعالى.

التقنيات المستخدمة لبناء النظام

·       لغة بناء النظام     Microsoft Visual Basic.Net 2008

 ·        لغة بناء قواعد البيانات      Microsoft SQL Server Database 2008

مقدمة أقسام النظام

·       بيانات المستخدمين والصلاحيات.

·       ارشفة التعاميم الصادرة

·       ارشفة التعاميم الواردة

·       البحث والتقارير في التعاميم الصادرة والواردة.

·       ارشفة الوثائق

·       تكليف مستخدم بمتابعة تعميم أو وثيقة.

·        شاشة معاينة التقدم في حالات المتابعة.

·       رسائل الجوال والبريد الالكتروني.

·       جهات الاتصال.

أهداف النظام

·       تحقيق مبدأ مكاتب بلا ورق وتوفير الوقت والجهد المبذول لاستخراج صور من الملفات خاصة القديمة منها.

·   حفظ صور من التعاميم والملفات الخاصة بالمنشأة يسهل الرجوع إليها عند الطلب وطباعة نسخة منها، وإدارة سير المعاملة الخاص بالملف وتكليف من يختص بالمتابعة.

·       إمكانية الرد على التعاميم الواردة عن طريق شاشة الوارد، وربط الرد الصادر بشاشة الوارد.

·   تقسيم التعاميم والوثائق الصادرة والواردة إلى عادي وسري والتحكم في إمكانية إطلاع المستخدمين على هذه التعاميم والوثائق.

·   تنبيه من يخصه الأمر ( حسب الإعدادات )، باقتراب أو حلول موعد تجديد وثيقة او تغييرها، سواء كان وقت انتهاء الوثيقة بالتاريخ الهجري أو الميلادي.

·       مشاركة وتبادل الملفات بين المستخدمين وتسهيل الوصلة إلى المعلومة الصحيحة.

·   إلزام الموظفين بمتابعة الوثائق والتعاميم الصادرة او الواردة واستخراج كشف بالإجراءات المتبعة على الوثيقة أو التعميم.

·   استخراج التقارير المطلوبة الخاصة بأرشفة التعاميم والوثائق، بالإضافة إلى تقارير المستخدمين والصلاحيات وجهات الاتصال.

·   الاحتفاظ بسجل تفصيلي عن بيانات جهات الاتصال والاشخاص المهمين الذين يتم التعامل معهم او الرجوع إليهم بين فترة وأخرى، بالإضافة إلى بيانات الاتصال بالموظفين.

المواصفات العامة

·       يعمل النظام على كافة أنظمة تشغيل Windows.

·       يتضمن البرنامج نظام إدارة صلاحيات المستخدمين، والذي يتحكم في الصلاحيات المتاحة والممنوعة عن المستخدمين.

·   يمكن ربط البرنامج بعدد غير محدود من الأجهزة الطرفية ( شبكة داخلية )، ويدعم إنشاء عدد غير محدود من المستخدمين.

·   يقوم النظام بحفظ كافة الإجراءات التي قام بها المستخدم في كافة شاشات النظام، ويمكن مراجعتها وطباعة تقرير بها.

·       يمكن ربط البرنامج بالفروع الأخرى ومزامنة البيانات وتبادل الملفات والتعاميم ومتابعتها بشكل فوري.

·   يمكن للنظام إرسال رسالة جوال أو بريد الكتروني ( حسب الطلب )  إلى مسئول النظام في حال ورود تعميم لم يتم قراءته او قرب انتهاء وثيقة معينة.

·       يدعم النظام سحب الصور من الماسح الضوئي، كما يدعم عرض الإمتدادات التالية من داخل البرنامج :

-       الكتب الالكترونية PDF.

-       ملفات الصور المتعددة TIFF.

-       الصور بكافة أنواعها.

-       الصفحات الإلكترونية بكافة أنواعها.

-       يمكن عرض أنواع الملفات الغير مذكورة عن طريق windows  من داخل النظام.

·       يدعم النظام إنشاء وطباعة الباركود.

·   النظام سهل التعلم والممارسة، وقمنا بمراعة سهولة وسرعة الإدخال، كما قمنا بتجنب المؤثرات البصرية الكمالية في شكل البرنامج للحفاظ على راحة المستخدم أثناء العمل على البرنامج.

المواصفات العامة

·   جميع شاشات البرنامج الرئيسية مرتبطة مباشرة مع الشاشات الفرعية ( شاشات ترميز البيانات الأساسية )، حيث يمكن للمستخدم إنشاء ترميز معين للبيانات دون الحاجة للتنقل بين شاشة وأخرى، كما يمكن للمستخدم العمل على أكثر من شاشة واحدة في نفس الوقت دون الحاجة لإغلاق شاشة للعمل على أخرى.

·       خيارات واسعة للبحث عن الوثيقة أو التعميم المطلوب، وإمكانية عرض وطباعة الوثيقة من داخل البرنامج.

·       إمكانية إنشاء صادر عن طريق شاشة الوارد وربط الصادر بالوارد.

·   تقسيم الوارد والصادر إلى ( عادي ـ سري )، وإمكانية منع مستخدمين من عرض بيانات التعاميم او الوثائق السرية.

·       دعم تعدد الوثائق للخطاب الواحد، وإمكانية تحرير الوثيقة وحفظها من داخل النظام.

·       ترقيم الصادر والوارد مرتبط بالسنة الميلادية أو الهجرية ( حسب الرغبة ).

·   تقارير تشمل جميع اجزاء البرنامج، وإمكانية تحويل التقرير إلى كتاب الكتروني ( PDF ) او ملف اكسل ( Excel )  او ملف وورد ( Word ).

·   قاعدة البيانات غير محدودة الحجم ويمكن تخزين عدد غير محدود من السجلات والوثائق حسب حجم قرص التخزين لدى العميل.

·       تم بناء قاعدة البيانات بشكل يمنع التأخير في تحديث أو جلب البيانات اثناء العمل على النظام.

·   يتضمن البرنامج جزئية إدارية خاصة بمتابعة التعاميم والوثائق وحفظ جهات الاتصال وإرسال رسائل الجوال والبريد الالكتروني وغيره.

·   يمكن للمستخدم القيام بعملية النسخ الاحتياطي للبيانات وتضمين الملفات على شكل ملف ارشيف Winrar عند النسخ الاحتياطي.

الدعم الفني

·       تضمن مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية ) سلامة العمل على برامجها، وخلو برامجها من الأخطاء البرمجية وسلامة قواعد البيانات من أي اخطاء، وتلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية ) بإصلاح أي خطا برمجي طارئ في النظام دون أي تكاليف أو رسوم إصلاح لفترة غير محدودة من الزمن.

·   تلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية ) بتدريب مسئول الدعم الفني او من ينوب عنه لمدة ثلاث ساعات على النظام بالحضور للموقع في حال وجود العميل في مدينة جدة، أو باستخدام خدمة الإنترنت والاتصال عن بعد للعملاء خارج مدينة جدة.

·   يمكنكم طلب الإضافات والتعديلات على النظام او ربط الفروع حسب رغبتكم في أي وقت وسيتم تحديد التكاليف بالاتفاق بين الطرفين.

·   يحق للعميل الحاصل على النسخة الكاملة من البرنامج أن يحصل على التحديثات الخاصة بالبرنامج مدى الحياة دون مقابل، باستثناء رسوم التركيب في حال عدم وجود دعم فني لديكم للقيام بعملية التحديث والتركيب.

·   يمكنكم الاعتماد على مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية ) لتوريد وتركيب السيرفر واجهزة الكمبيوتر والطابعات للمستخدمين، وتوصيل الشبكة وغيره من خدمات الدعم الفني بأسعار منافسة وبضمان المؤسسة، كما يمكنكم الاعتماد على مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية ) بالاستشارة عند رغبتكم في شراء نظام آخر من طرف ثالث او انشاء دورة مستندية خاصة بكم وانشاء تحليل لمتطلبات عملكم في حال رغبتكم بإنشاء نظام خاص بكم مع طرف ثالث.

pdf تحميل ملف تعريفي

 للتواصل ومزيد من المعلومات

جدة – شارع خالد بن الوليد

هاتف : 026141332

فاكس : 026141334

جوال : 0537290909

البريد الالكتروني : info@s-m-tech.com

الموقع الالكتروني :  www.s-m-tech.com